Ведение Google Календаря

Правильное ведение графика сотрудников в Google Календаре очень важно, что бы:

• Знать какие задачи можно переносить
• Знать какие задачи нельзя переносить
• Вовремя подтверждать клиентов
• Быстро переходит из графика в карточку сделки
• Правильно планировать рабочее временя для сотрудников

Бронирование клиентов студии

Что бы открыть график, необходимо в браузере перейти на страницу и перед вами откроется Google Календарь.

Функционал Google Календаря:

1. Быстрый выбор года, месяца и рабочей недели, помогает сориентироваться когда открывается не текущая неделя.
2. Обозначение текущей рабочей даты недели.
3. Часы работы.
4. Смены сотрудников, которые выходят в утверждённую дату (имена необходимо ставить на 8:00).
5. Почасовое расписание сотрудников.

Бронирование

Что бы добавить задачу в график сотруднику, необходимо кликнуть в пустую ячейку, в нужную дату и время, появиться всплывающее окно с настройками.

Заполнение названия задачи, делится на несколько видов:

• Предварительное бронирование клиентов на запись – при внесении в график новых клиентов, обязательно пользоваться следующей схемой “Имя клиента – (Воронка продаж и стоимость сделки) – Номер телефона”, например: Дмитрий (запись песни 5900р), 7 (985) 773 37 30 от 03.08.2021.
• При внесении в график задач, таких как сведение, любые корректировки или доработки, необходимо указывать “Имя – Этап воронки – От какого числа была запись”, например: Вячеслав (сведение) запись от 03.08.2018

Очень важно выделять задачу цветом, пользуясь следующими обозначениями:

Соблюдать цветовую схему в календаре на все задачи совместной работы с клиентом:

• Зеленый цветом помечается событие, которое можно свободно переносить на любой день и освобождать время для записи новых клиентов или старых, при этом обязательно оповестить об этом клиента.
• Желтым цветом помечается событие, которое забронировано предварительно и его можно двигать только после согласования с клиентом.
• Красным цветом помечается событие, которое подтверждено с клиентом, его нельзя переносить без согласования с руководством.

Соблюдать цветовую схему в календаре на все задачи после записи:

• Соблюдать цветовую схему в календаре на все события после записи:
• Зеленый цветом помечается событие, которое можно свободно переносить на любой день и освобождать время для записи новых клиентов или старых, но не позднее чем обговорено с клиентом. Если мы не успеваем выполнить эти задачи, то сообщаем об этом руководству.
• Желтым цветом помечается событие, которое можно двигать только после подтверждения с клиентом о переносе сроков.
• Красным цветом помечается событие, которое нельзя переносить, и оно должно быть выполнено в этот день, если существует надобность перенести это событие, то оно обговариваться с руководством.
• Фиолетовым цветом помечать событие, которое было успешно выполнено.
• Синим цветом помечается все, что отдается на сведение или доработку удаленно.

Далее нажимаем на кнопку другие параметры и попадаем в новое окно.

В нем необходимо добавить в поле “Описание” ссылку на карточку клиента в AMO CRM, например: https://acousticrecords.amocrm.ru/leads/detail/35893435 и нажимаем на кнопку сохранить.

Какое количество времени выделять на задачи сотрудникам

С детальным описанием сколько часов бронировать на задачу определенного типа, можно ознакомиться тут. Далее в списке приведены наиболее частые задачи и сколько на них нужно выделять времени:

• Запись песни/вокала – 2 часа.
• Запись песни/вокала (2 человека) – 3 часа.
• Запись песни/вокала (более 2х человек) – 3-5 часов в зависимости от задачи и количества поющих.
• Сведение и мастеринг mp3 или wave – 2 часа.
• Создание минусовки – 2 или 3 часа в зависимости от сложности.
• Бесплатный набросок аранжировки в присутствии – 3 часа.
• Бесплатный набросок аранжировки удаленно – 2 часа.
• Доработка аранжировки – 2 или 3 час в зависимости от сложности.
• Сведение мультитрека с вокалом – 3 или 4 в зависимости от сложности.
• Встреча с клиентом на услугу «песня под ключ» – 1 час.
• Набросок текста , гармонии и аранжировки для услуги «песня под ключ» – 3 или 4 часа в зависимости от сложности.
• Любые корректировки – 1 или 2 часа в зависимости от сложности.

Если определить нужное время не получается самостоятельно, необходимо обратиться за консультации к аранжировщику или к звукорежиссеру.